書類作成にすぐ使える!「ロゴ入りオリジナルExcelテンプレート」とは?

クライアント様宛に見積書などの各種書類を作成する際、どのように作成されていますか?
各書類に応じてテンプレートを作成し、1つずつ情報を入力していく…などが一般的ではないかと思います。

この「ロゴ入りオリジナルExcelテンプレート」は、所定の1箇所のみにクライアント様の情報を入力していただければ、「見積書・請求書・納品書・領収書・送付状」をすべて一括して作成することができるのです!

この記事では、そんな便利な「ロゴ入りオリジナルExcelテンプレート」の使い方や活用方法などをご紹介いたします。

目次

  1. 「ロゴ入りオリジナルExcelテンプレート」とは?
  2. 「ロゴ入りオリジナルExcelテンプレート」の使い方ガイド
  3. ①設定のシートを選択
  4. ②自社情報の確認
  5. ③クライアント情報の入力 
  6. ④「見積書」のシートを選択 
  7. ⑤各項目の入力 
  8. ⑥出力完了
  9. 設定シートの他各種項目について
  10. まとめ

「ロゴ入りオリジナルExcelテンプレート」とは?

「見積書・請求書・納品書・領収書・送付状」の5つがセットで作成できるExcelのテンプレートです。

ご購入いただいたロゴマークやお客様の所在地情報は、LOGO市担当者が事前にExcelに入力を行った状態で納品しています。
そのため、クライアント様の情報を所定の箇所に入力していただければ、「見積書・請求書・納品書・領収書・送付状」に一括で情報が反映され、すぐにお使いいただける状態となります。

さらに、「見積書」に入力した内容が「請求書」「納品書」「領収書」にも反映されるため、書類作成時の入力ミス削減にも役立ちます。
「送付状」についても、送付する書類名などを適宜ご入力いただければそのままご使用が可能です。

また、あらかじめExcelの出力範囲も設定されているため、書類の余白や情報の配置箇所などのレイアウト調整を行う必要はありません。
手間のかかる余白の調整やレイアウト調整を行わず、そのまま印刷を行ったり、PDF出力を行ったりできるのも魅力の1つです。

「ロゴ入りオリジナルExcelテンプレート」の使い方ガイド

「ロゴ入りオリジナルExcelテンプレート」についてはなんとなく理解できたけど、実際どのように使っていけばよいのでしょうか?
実際のExcelテンプレートの画面を見ながら、具体的なご使用方法を確認してみましょう!

①設定のシートを選択

Excelのファイルを開くと、テンプレートについての説明が表記されます。
下部に、シート選択の欄がございますので、「設定」のシートをご選択いただき、「設定」の画面に移動させます。

①設定のシートを選択

【設定】シートを選択

②自社情報の確認

記載したい自社の情報が入力できます。この項目は、納品の時点で、お客様からのお申し込み内容が入力された状態になっています。
担当者の変更や、住所などの情報を編集したい場合には、この項目を編集することで、すべての書類に情報が反映されます。

②	自社情報の確認

自社情報は【設定】シートで編集可能

ポイント

請求書には振込先の情報が表記されます。振込先情報につきましては、各自でご入力をお願いいたします。

③クライアント情報の入力 

作成したい書類のクライアント様の情報を入力してください。不要な項目は空欄にしていただいても、問題ありません。

③	クライアント情報の入力

クライアント情報も【設定】シートで編集可能

ポイント 

Excelをファイルごとコピーして、クライアント様ごとに管理して使用すれば、毎回編集する手間を省くことができます。テンプレートを上手に活用して書類の管理を楽にしましょう!

④「見積書」のシートを選択 

下部に、シート選択の欄がございますので、「見積書」のシートをご選択いただき、「見積書」の画面に移動させます。

④	「見積書」のシートを選択

【見積書】シートを選択

⑤各項目の入力 

「品目」「詳細」「数量」「金額」を入力してください。
ここで入力した項目の内容は、「請求書」「納品書」「領収書」にも同時に反映され、書類が作成されます。

※「小計」「消費税」「税込合計」は自動で計算し、入力されます。

⑤	各項目の入力

「品目」「詳細」「数量」「金額」を入力すると自動で計算される

 ポイント

設定で入力した「自社情報」と「クライアント情報」の内容も各シートに反映されています。この箇所に、直接入力してしまうとExcelの設定が破損されるため、変更したい場合は必ず設定シートに移っていただき編集を行ってください。
 
⑤	各項目の入力のポイント

【設定】シートで入力した情報が反映される

⑥出力完了

あとは、ご希望のシートをご選択いただき、印刷を行っていただければ出力完了です。

⑥	出力完了

印刷プレビューのイメージ

ポイント

「名前を付けて保存」から、ファイルの種類を「.pdf」にしていただくと、PDFデータでの出力が可能です。書類をメール添付で送付する際は、PDFデータにしてご活用ください。

設定シートの他各種項目について

設定シートの画面を確認いただくと、基本的な情報以外にもいくつか入力できる項目があります。
他項目の活用方法と併せて、設定シートについての詳細を以下にて確認してみましょう。 

設定シートの他各種項目について

【設定】シート各項目の説明

①自社情報 すでに入力した状態で納品されています。編集したい項目があれば、適宜編集を行ってください。
②振込先 納品時は未記入となっています。自社の振込先情報を入力してください。
③クライアント情報 クライアント様に合わせて入力をお願いいたします。不要な項目は空欄にしても問題ありません。
④ナンバリング 各書類に共通のナンバーを設定できます。設定したナンバーは、各書類の右上部分のナンバーにて反映されます。必要に応じてご入力ください。
⑤完了日 納品完了日は納品書のシートに、入金完了日は領収書のシートに反映されます。クライアント様の情報に応じてご入力ください。
⑥ロゴ画像、社判画像 各書類の自社情報の近くに、配置されたロゴ画像と社判の画像が入ります。
ロゴはすでに配置した状態で納品しているので、必要に応じて社判の画像を挿入してご使用ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
書類を作成する手間が大幅に短縮されますし、また、パソコン操作に苦手意識がある方にも簡単に活用できます。
しかも、この「ロゴ入りオリジナルExcelテンプレート」は、LOGO市の窓付き長3封筒の「窓の位置」に印字箇所を合わせているため、送付先が封筒の窓位置から見えるようになっています。
封筒に宛名を記載する手間も省けるので、LOGO市の窓付き長3封筒と一緒に活用すればもっと便利に活用いただける優れものです。

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